Wie man sich auf extremes Wetter bei Veranstaltungen vorbereitet
Es ist jedem erfahrenen Veranstaltungsmarketer schon passiert. Sie verbringen Monate damit, eine Veranstaltung zu planen, der Veranstaltungsort ist festgelegt, Tickets sind gekauft und Reisepläne sind arrangiert. Dann wird man von einem heftigen Wettervorhersage getroffen, das ausgerechnet zur schlechtesten Zeit extrem werden soll. Wenn man bedenkt, dass der Klimawandel angeblich die Häufigkeit und Intensität von schweren Regenfällen erhöht, haben Veranstaltungsplaner ein perfektes Unwetter an der Hand. Die einzige Option für Veranstaltungsmarketer besteht darin, im Voraus zu planen. Nach den Worten von Benjamin Franklin: "Indem du versäumst, dich vorzubereiten, bereitest du dich darauf vor, zu scheitern". Im Folgenden finden Sie vier Tipps, wie Veranstaltungsmarketer sich gut im Voraus auf extremes Wetter bei Veranstaltungen vorbereiten können.
Haben Sie einen Notfallplan
Erfahrene Veranstaltungsmarketer planen für extreme Wetterereignisse, indem sie einen Notfallplan erstellen, der alternative Veranstaltungsorte und Aktivitäten umfasst. Planen Sie die Möglichkeit ein, dass Ihre Veranstaltung möglicherweise drinnen oder an einem anderen Ort stattfinden muss. Arbeiten Sie außerdem im Voraus mit Ihren gewählten Veranstaltungsort(en) zusammen, um sicherzustellen, dass ein gemeinsamer Plan für schlechtes Wetter besteht. Es ist auch sehr wichtig, eine Notfallkontaktliste mit den Nummern lokaler Flughäfen, Krankenhäuser, Notfallkontakten der Teilnehmer und lokaler öffentlicher Sicherheitsbeamter zu erstellen, wenn man sich auf extremes Wetter bei Veranstaltungen vorbereitet.
Nutze die Technologie
Dank der Fortschritte in der Technologie können Event-Marketer jetzt mit einer Vielzahl von Tools schwerwiegende Wetterereignisse erkennen, die es ermöglichen, in Echtzeit auf potenziell störende Ereignisse zu reagieren. Eine solche Technologie ist Max Engage, eine Plattform für erweiterte Intelligenz, die in der Lage ist, Wetterbedingungen zu überwachen, personalisierte Videos zu den Ereignissen zu erstellen und diese Kommunikationen an Teilnehmer zu übermitteln. Ähnlich wie ein virtueller Meteorologe erkennt die Plattform unerwünschte Gäste wie extreme Hitze, schwere Niederschläge, mögliche Überschwemmungen und starke Winde und Blitze. Um sicherzustellen, dass nur relevante Mitarbeiter und Veranstaltungsteilnehmer die Warnungen erhalten, werden Videoinhalte und personalisierte Sicherheitsempfehlungen auf die Erfahrung geotargetet. All dies sind sehr wichtige Elemente, die bei der Vorbereitung auf extremes Wetter bei Veranstaltungen berücksichtigt werden sollten.
Extreme Wetterbedingungen sind eine potenzielle Störung einer Veranstaltung, aber es gibt viele andere Bedrohungen, auf die sich Event-Marketer vorbereiten müssen. Erwägen Sie die Verwendung einer Plattform, die eine Vielzahl potenzieller Bedrohungen neben extremem Wetter überwacht, einschließlich Cybersicherheit, Gewalt und geopolitische Unruhen. Nehmen wir Everbridge, eine Software-Plattform und eine gezielte App, die die Standorte von Mitarbeitern und Kunden verfolgt, Bedrohungen in der Umgebung überwacht und Mitarbeiter benachrichtigt, wenn ein Ereignis mit hohem Risiko auftritt. Als eine Art Critical Event Management Tool verwendet der digitale Ansatz ein zentralisiertes Dashboard und eine Karte, die den Standort jedes "Assets" anzeigt und Ereignisse in einem bestimmten Radius in der Nähe überwacht.
Sei flexibel mit der Zeitplanung
Es ist nicht ideal, ein Event abzusagen oder auf ein anderes Datum zu verschieben, aber manchmal macht das Wetter das ursprüngliche Datum und die Uhrzeit des Events untragbar - und führt letztendlich zu einer unbefriedigenden Erfahrung für die Teilnehmer. Bei der Planung für extremes Wetter bei Veranstaltungen sollte man in Betracht ziehen, den Beginn zu ändern, um schlechtes Wetter zu vermeiden und im Voraus einen flexiblen Zeitplan für das Event zu erstellen, der nach Bedarf neu arrangiert werden kann. Wenn die Veranstaltung Reisen zu einem Ziel erfordert, könnte man die Teilnehmer ermutigen, einen oder zwei Tage früher anzureisen und mit den Hotelveranstaltungsorten zusammenzuarbeiten, um einen flexiblen Zimmerpreis vor und nach dem Event zu vereinbaren.
Kommuniziere mit den Teilnehmern
Der wichtigste Teil der Planung für extremes Wetter bei Veranstaltungen? Kommunikation. Im Falle einer Notlage ist es entscheidend, dass die Teilnehmer über angemessene Protokolle informiert werden. Wenn zum Beispiel das Pitchfork-Musikfestival aufgrund von Regen vorübergehend Menschenmengen evakuiert, werden über die Lautsprecher Ankündigungen über die bevorstehende Evakuierung gemacht und die Veranstalter nutzen auch soziale Medien, um den Plan zu kommunizieren. Die Teilnehmer werden angewiesen, in nahegelegenen Einrichtungen Schutz zu suchen, bis der Regen nachlässt. Glücklicherweise öffnen sich anderthalb Stunden später die Tore wieder und die Sonne beginnt durch die Wolken zu scheinen. Ein weiterer Tipp: In der Kommunikation vor dem Event sollten die Teilnehmer über die angemessene Kleidung informiert werden, damit sie angemessen gekleidet sind und sich während der gesamten Erfahrung wohl fühlen.
In den Worten des Meteorologen Kevin Kloesel: „Gewaltiges Wetter ist nicht unerwartet.“ Wenn also schlechtes Wetter zuschlägt, sollten Event-Marketer im Voraus auf mögliche Änderungen des Veranstaltungsortes, Zeitplanverschiebungen und Echtzeit-Kommunikation vorbereitet sein, um die Launen der Natur zu mildern. Klingt wie ein Plan, wenn es um extremes Wetter bei Veranstaltungen geht.