Comment se préparer pour les conditions météorologiques extrêmes lors des événements
Cela est arrivé à chaque marketeur d'événements expérimenté. Vous passez des mois à planifier un événement, le lieu est fixé, les billets sont achetés et les plans de voyage sont organisés. Puis vous êtes frappé par une mauvaise nouvelle : une prévision météorologique prédisant des conditions extrêmes qui vont frapper au pire moment possible. Ajoutez à cela le fait que le changement climatique augmente apparemment la fréquence et l'intensité des tempêtes de fortes pluies, et les planificateurs d'événements ont une situation difficile à gérer. La seule option pour les marketeurs d'événements est de planifier à l'avance. Selon les mots de Benjamin Franklin, "En ne se préparant pas, on se prépare à l'échec." Voici quatre conseils pour aider les marketeurs d'événements à planifier longtemps à l'avance pour les conditions météorologiques extrêmes lors des événements.
Avoir un Plan de Secours
Les marketeurs d'événements expérimentés planifient les événements météorologiques extrêmes en élaborant un plan de contingence qui inclut des lieux de repli et des activités de secours. Planifiez la possibilité que votre événement puisse être déplacé en intérieur ou dans un autre lieu. De plus, collaborez avec vos lieux choisis à l'avance pour vous assurer qu'un plan commun pour les intempéries est en place. La création d'une liste de contacts d'urgence avec les numéros des aéroports locaux, des hôpitaux, des contacts d'urgence des participants et des responsables locaux de la sécurité publique est très importante lors de la préparation aux conditions météorologiques extrêmes lors des événements.
Exploiter la Technologie
Grâce aux innovations technologiques, les marketeurs d'événements sont désormais en mesure de détecter les événements météorologiques extrêmes avec une variété d'outils qui leur permettent de répondre et de réagir aux événements potentiellement perturbateurs en temps réel. Une telle technologie est Max Engage, une plateforme d'intelligence augmentée qui a la capacité de surveiller les situations météorologiques, de créer des vidéos personnalisées relatives aux événements et de diffuser ces communications aux participants. Comparable à un météorologue virtuel, la plateforme détecte la chaleur excessive, les précipitations abondantes, les risques d'inondation et les vents forts et les éclairs, pour ne citer que quelques invités indésirables. Pour s'assurer que seuls les employés et les participants à l'événement pertinents reçoivent les alertes, le contenu vidéo et les recommandations de sécurité personnalisées sont géolocalisés pour l'expérience. Tous ces éléments sont très importants à inclure dans la préparation aux conditions météorologiques extrêmes lors des événements.
Les conditions météorologiques extrêmes sont une perturbation potentielle pour un événement, mais il existe de nombreuses autres menaces pour lesquelles les responsables d'événements doivent se préparer. Pensez à utiliser une plateforme qui surveille une variété de menaces potentielles en plus des conditions météorologiques sévères, notamment la cybersécurité, la violence et l'instabilité géopolitique. Prenez Everbridge, une plateforme logicielle et une application géolocalisée qui suit les emplacements des employés et des clients, surveille les menaces dans la région et envoie des notifications aux membres du personnel lorsqu'un événement à haut risque se produit. Un type d'outil de gestion des événements critiques, cette approche numérique utilise un tableau de bord centralisé et une carte indiquant l'emplacement de chaque "actif" et surveille les événements à proximité dans un rayon spécifique.
Soyez flexible en matière de timing
Il n'est pas idéal d'annuler ou de déplacer un événement à une date différente, mais parfois la météo rend la date et l'heure initiales de l'événement insoutenables, ce qui finit par entraîner une expérience insatisfaisante pour les participants. Lors de la planification d'événements par temps extrême, envisagez de changer l'heure de début pour éviter les intempéries et de prévoir un horaire d'événements flexible à l'avance, qui peut être réorganisé selon les besoins. Si l'événement nécessite un voyage vers une destination, vous pouvez encourager les participants à arriver un jour ou deux plus tôt et travailler avec les hôtels pour établir un tarif flexible pour les chambres avant et après l'événement.
Communiquez avec les participants
La partie la plus importante de l'élaboration d'un plan pour les conditions météorologiques extrêmes lors des événements ? La communication. En cas d'évacuation d'urgence, il est crucial que les participants soient informés des protocoles appropriés. Par exemple, lorsque le festival de musique Pitchfork évacue temporairement les foules en raison de la pluie, des annonces sont faites sur les haut-parleurs concernant l'évacuation imminente et les organisateurs d'événements utilisent également les médias sociaux pour communiquer le plan. Les participants sont invités à se réfugier dans des établissements à proximité jusqu'à ce que la pluie cesse. Heureusement, une heure et demie plus tard, les portes rouvrent et le soleil commence à percer les nuages. Autre conseil : dans les communications pré-événement, informez les participants des vêtements appropriés à porter pour qu'ils s'habillent de manière appropriée et se sentent à l'aise pendant toute la durée de l'expérience.
En citant le météorologue Kevin Kloesel : "Les intempéries violentes ne sont pas inattendues". Ainsi, lorsque les intempéries frappent, les spécialistes du marketing d'événements devraient être préparés à l'avance pour d'éventuels changements de lieu, des décalages d'horaire et des communications en temps réel afin d'atténuer les caprices de la nature. Ça semble être un plan efficace en cas de conditions météorologiques extrêmes lors des événements.